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Webix Document Intelligence

Dokumententypen automatisch erkennen, verschlagworten und ablegen.

Täglich erreichen Unternehmen eine Vielzahl an Dokumenten: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Schriftverkehr. Bevor sie in ELO nutzbar sind, muss jemand die Dokumentart erkennen, die passende Verschlagwortungsmaske wählen, die Indexfelder füllen und das Dokument korrekt ablegen. Diese wiederkehrende, fehleranfällige Arbeit bindet qualifizierte Mitarbeiter.

WEDI überwacht verschiedene Quellen, erkennt neue Dokumente, bestimmt mit Hilfe eines Large-Language-Models die Dokumentenart, verschlagwortet sie und legt sie dort ab, wo sie hingehören.

WEDI vorführen lassen

Der Weg eines Dokuments

Ein Dokument, ein Durchlauf

Aus einer PDF ohne Maske wird ein verschlagworteter Beleg in ELO.

Beispiel: Eingang

Unbekanntes Dokument

PDF im Postfach

Keine Maske, keine Indexfelder – zu diesem Zeitpunkt ist nicht einmal bekannt, um welche Art von Dokument es sich handelt.

Beispiel: Ergebnis

Rechnung

in ELO abgelegt

Maske: Eingangsrechnung
Lieferant: Muster GmbH
Rg.-Nr.: 2025-0341
Betrag: 1.234,56 €

Vier Schritte vom Eingang zur Ablage

Erfassung

Dokumente gelangen aus überwachten Dateiordnern, Postfächern oder ELO-Ordnern in die WEDI-Inbox. E-Mail-Anhänge werden automatisch separiert. Jede Quelle legt fest, welche Masken infrage kommen.

Erkennung des Dokumententyps

Das Sprachmodell erhält den Volltext und die freigegebenen ELO-Masken und entscheidet sich für genau eine. Passt keine, lehnt es begründet ab. Entscheidend ist die Dokumentenart, nicht welche Begriffe darin vorkommen: Eine E-Mail mit angehängten AGB bleibt eine E-Mail. Bei E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung erhält das Modell statt des Volltexts die enthaltenen XML-Daten.

Extrahierung der Metdaaten

Das Modell befüllt die vorgesehenen Indexfelder – Belegdatum, Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag. Wiederkehrende Positionen werden als Tabelle in ELO Map-Felder übernommen.

Strukturierte Ablage

Nach erfolgreicher Verschlagwortung landet das Dokument im konfigurierten Pfad – optional mit Übergabe an beliebig viele Module.

Überwachte Quellen

Dateiordner

Fileshare und Scanner-Ausgabe – WEDI erkennt neue Dateien im überwachten Verzeichnis.

E-Mail

Postfächer inklusive Anhänge; Anhänge werden automatisch als eigene Dokumente behandelt.

ELO

Überwachte ELO-Ordner, etwa aus bestehenden Eingangsprozessen.

Wenn sich die KI unsicher ist

Passt keine Maske eindeutig, wird nichts geraten – das Dokument geht in die Prüfung.

unklare Dokumente wandern in einen Prüfordner
optional startet ein ELO-Workflow zur manuellen Prüfung
jede Entscheidung wird mit der Modellantwort im Audit-Log protokolliert
welche Felder befüllt werden dürfen, ist je Maske festgelegt

Module

Module sind eigenständige Programme, die das Dokument über den Webix-Nachrichtenbus übernehmen und weiterverarbeiten – etwa eine Zusammenfassung erstellen und als Feed-Eintrag schreiben, einen Workflow starten oder Rechnungspositionen gegen das ERP prüfen.

Betrieb und Datenschutz

WEDI läuft auf Ihrem Server und wird lokal konfiguriert. Die KI-Inferenz übernimmt Webix Hosted AI: Wir stellen das Sprachmodell bereit und betreiben es zu 100 % in Deutschland auf eigener Infrastruktur, ohne Weitergabe von Daten an Dritte. Alternativ betreiben wir das Sprachmodell in Ihrem Rechenzentrum – On-Premises, von uns eingerichtet und betreut.

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Wenn sich die KI unsicher ist

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